POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

SERVICES FINANCIERS WESLEY INC.

Inscription AMF : 603447

1. Notre engagement envers la confidentialité

Services Financiers Wesley inc. reconnaît l'importance de protéger les renseignements personnels qui lui sont confiés dans le cadre de ses activités professionnelles.

Notre cabinet est inscrit auprès de l'Autorité des marchés financiers (AMF) en assurance de personnes et en assurance collective de personnes.

Nous nous engageons à respecter les dispositions applicables de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec ainsi que les autres obligations légales et réglementaires relatives à la confidentialité.

La présente politique explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons les renseignements personnels de nos clients, clients potentiels et visiteurs de notre site Internet.

Elle présente également les droits des personnes concernées et les moyens de communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

2. Définition d'un renseignement personnel

Un renseignement personnel est une information concernant une personne physique qui permet, directement ou indirectement, de l'identifier.

Selon les services demandés, les renseignements recueillis peuvent notamment comprendre :

Le nom, le prénom et les coordonnées;
La date de naissance et les renseignements d'identification;
La situation familiale et professionnelle;
Les renseignements financiers nécessaires à l'analyse des besoins;
Les renseignements médicaux nécessaires à certaines demandes d'assurance;
Les renseignements relatifs aux contrats, aux bénéficiaires et aux dossiers clients;
Les renseignements communiqués volontairement lors de nos échanges.

Certains renseignements, notamment médicaux et financiers, peuvent être considérés comme sensibles et nécessitent des mesures de protection particulières.

3. Collecte des renseignements personnels

Services Financiers Wesley inc. limite la collecte des renseignements personnels à ceux qui sont nécessaires aux fins déterminées.

Ces renseignements peuvent être recueillis notamment lors :

D'une demande de renseignements ou de rendez-vous;
D'une analyse des besoins financiers et d'assurance;
D'une demande de soumission ou de souscription;
De l'établissement ou de la gestion d'un contrat d'assurance;
Du suivi et de la mise à jour d'un dossier client;
D'une communication par téléphone, par courriel, en personne ou au moyen de notre site Internet.

Lorsque des renseignements sont recueillis auprès de tiers, cette collecte est effectuée conformément aux exigences légales applicables.

4. Utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels recueillis peuvent être utilisés pour :

Répondre aux demandes de renseignements;
Évaluer les besoins de protection financière;
Préparer des soumissions et des demandes d'assurance;
Assurer le traitement et le suivi des contrats;
Communiquer avec les clients concernant leurs dossiers;
Effectuer les vérifications nécessaires à la prestation des services;
Respecter les obligations légales, réglementaires et professionnelles applicables.

Toute utilisation à d'autres fins est effectuée conformément aux exigences légales, notamment en matière de consentement.

5. Consentement

Lorsque le consentement est requis, Services Financiers Wesley inc. veille à ce qu'il soit libre, éclairé, manifeste et donné à des fins précises.

Le consentement peut être obtenu par écrit, verbalement ou par un autre moyen approprié, selon les circonstances et les exigences applicables.

Un consentement distinct est demandé lorsque la loi l'exige, notamment pour certaines utilisations de renseignements sensibles.

Une personne peut retirer son consentement à certaines utilisations ou communications de ses renseignements personnels, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables.

Le retrait du consentement pourrait limiter notre capacité à fournir certains services ou à assurer le suivi d'un contrat.

La simple consultation de notre site Internet ou la transmission d'un formulaire de contact ne constitue pas une autorisation générale à recevoir des communications promotionnelles.

6. Gestion et conservation des dossiers clients

Services Financiers Wesley inc. utilise différents outils technologiques pour assurer la gestion, le suivi et la conservation des renseignements personnels de sa clientèle.

Ces outils comprennent notamment :

Equisoft

Plateforme utilisée pour la gestion et le suivi des dossiers clients dans le cadre des activités professionnelles du cabinet.

Microsoft OneDrive

Solution de stockage infonuagique fournie par SFL et utilisée pour la conservation de dossiers et de documents clients.

Cette solution est utilisée comme espace de conservation documentaire. Le fait qu'elle soit fournie par SFL ne signifie pas que les dossiers qui y sont conservés sont accessibles aux membres du réseau SFL.

Les autorisations d'accès et d'administration dépendent des paramètres et des ententes applicables à cet environnement.

Wix

Plateforme utilisée pour l'exploitation de notre site Internet ainsi que pour la réception et la conservation des demandes transmises par notre formulaire de contact.

Les renseignements personnels peuvent être conservés dans plus d'un système, selon leur nature et les besoins liés aux services professionnels.

L'accès aux renseignements est limité aux personnes dûment autorisées, conformément aux obligations de confidentialité applicables.

7. Formulaire de contact du site Internet

Notre site Internet permet aux visiteurs de communiquer avec Services Financiers Wesley inc. au moyen d'un formulaire de contact.

Les renseignements recueillis peuvent notamment comprendre :

Le nom et le prénom;
L'adresse courriel;
Le numéro de téléphone;
Le sujet de la demande;
Le contenu du message.

Ces renseignements sont utilisés pour répondre à la demande du visiteur et assurer le suivi de la communication.

Les informations transmises par le formulaire sont recueillies et conservées au moyen de la plateforme Wix.

Nous recommandons de ne transmettre aucun renseignement médical, financier ou confidentiel au moyen de ce formulaire.

Lorsqu'un renseignement sensible est nécessaire, un moyen de communication approprié peut être convenu avec le conseiller.

8. Communication des renseignements personnels à des tiers

Dans le cadre de ses activités, Services Financiers Wesley inc. peut communiquer certains renseignements personnels à des tiers lorsque cela est nécessaire, autorisé ou exigé par la loi.

Ces tiers peuvent notamment comprendre :

Les compagnies d'assurance et de réassurance;
Les agents généraux et intermédiaires autorisés;
Les institutions financières concernées;
Les fournisseurs technologiques et infonuagiques;
Les professionnels mandatés dans le cadre d'un dossier;
Les autorités réglementaires et organismes gouvernementaux;
Les tribunaux ou autres autorités légalement habilitées.

Les renseignements communiqués sont limités à ceux nécessaires aux fins concernées.

Les fournisseurs de services qui traitent des renseignements personnels pour le compte du cabinet doivent être soumis aux mesures de protection et aux obligations contractuelles applicables.

Services Financiers Wesley inc. ne vend pas les renseignements personnels de sa clientèle.

9. Distinction entre les activités d'assurance et d'épargne collective

Services Financiers Wesley inc. est un cabinet inscrit auprès de l'Autorité des marchés financiers en assurance de personnes et en assurance collective de personnes.

Wesley Alexandre exerce ses activités de conseiller en sécurité financière et de conseiller en assurance et rentes collectives auprès du cabinet.

Ses activités de représentant de courtier en épargne collective sont exercées distinctement auprès de Gestion de patrimoine Worldsource inc.

Les renseignements personnels recueillis dans le cadre des activités d'épargne collective sont soumis aux politiques, procédures et obligations applicables au courtier concerné.

Services Financiers Wesley inc. n'est pas inscrit comme courtier en épargne collective.

10. Hébergement et traitement des renseignements personnels

Services Financiers Wesley inc. utilise notamment Equisoft, Microsoft OneDrive et Wix pour la gestion et la conservation de certains renseignements personnels.

Selon les configurations technologiques et les ententes applicables, ces renseignements peuvent être hébergés ou traités au Québec, ailleurs au Canada ou à l'étranger.

Avant toute communication de renseignements personnels à l'extérieur du Québec, le cabinet doit respecter les exigences légales applicables, notamment celles concernant l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et les protections contractuelles requises.

Les renseignements personnels sont soumis aux mesures de sécurité et aux obligations de confidentialité applicables aux services utilisés.

11. Conservation et destruction des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont conservés pendant les périodes nécessaires à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve des obligations légales, réglementaires et professionnelles applicables.

Les délais de conservation peuvent varier selon la nature des renseignements et des dossiers.

Lorsque les fins de leur collecte sont accomplies et que les obligations de conservation applicables sont expirées, les renseignements sont détruits de manière sécuritaire ou anonymisés conformément aux exigences légales.

Ces principes s'appliquent aux renseignements conservés dans Equisoft, Microsoft OneDrive, Wix et tout autre environnement utilisé par le cabinet.

12. Mesures de sécurité

Services Financiers Wesley inc. prend des mesures raisonnables et appropriées afin de protéger les renseignements personnels contre les accès non autorisés, la perte, le vol, l'utilisation abusive ou la divulgation non autorisée.

Selon les systèmes et les circonstances, ces mesures peuvent notamment comprendre :

La gestion des autorisations d'accès;
La protection des comptes utilisateurs;
L'utilisation de mots de passe et de mécanismes d'authentification;
La sécurisation des communications électroniques;
La protection des dossiers et documents;
La gestion des accès des fournisseurs technologiques;
Des procédures de prévention et de gestion des incidents de confidentialité.

Les mesures de sécurité sont adaptées à la sensibilité des renseignements et aux risques associés à leur traitement.

Malgré les précautions prises, aucune méthode de transmission électronique ou de stockage informatique ne peut garantir une sécurité absolue.

Cette réalité ne limite toutefois pas les obligations légales de protection des renseignements personnels du cabinet.

13. Communications électroniques

Les communications par courrier électronique et par Internet peuvent présenter certains risques, notamment en matière d'interception, d'accès non autorisé ou d'erreur de transmission.

Nous recommandons aux clients d'éviter de transmettre des renseignements médicaux, financiers ou confidentiels par des moyens de communication non sécurisés.

Lorsqu'une transmission de renseignements sensibles est nécessaire, le cabinet peut convenir avec le client d'un moyen de communication approprié.

Services Financiers Wesley inc. demeure soumis à ses obligations légales et professionnelles concernant la protection des renseignements personnels.

14. Témoins de connexion et technologies Web

Notre site Internet, exploité au moyen de Wix, peut utiliser des témoins de connexion, également appelés cookies, ainsi que certaines technologies nécessaires à son fonctionnement.

D'autres technologies peuvent être utilisées afin de mesurer la fréquentation du site, d'améliorer son fonctionnement ou de faciliter la navigation.

Lorsque des technologies permettent d'identifier, de localiser ou de profiler un visiteur, les exigences légales applicables à leur utilisation et au consentement doivent être respectées.

Les visiteurs peuvent gérer certains témoins à partir des paramètres de leur navigateur ou des outils de gestion des préférences disponibles sur le site.

La désactivation de certains témoins peut avoir une incidence sur le fonctionnement de certaines fonctionnalités.

15. Incidents de confidentialité

Services Financiers Wesley inc. applique les obligations légales relatives à la prévention et à la gestion des incidents de confidentialité.

Lorsqu'un incident survient, le cabinet doit prendre les mesures appropriées afin de réduire les risques et de prévenir la répétition d'un incident semblable.

Selon les circonstances, les obligations peuvent notamment comprendre :

L'évaluation du risque de préjudice;
La documentation de l'incident dans un registre;
L'application de mesures correctives;
La notification des personnes concernées;
La déclaration à la Commission d'accès à l'information du Québec lorsque la loi l'exige.

16. Droit d'accès aux renseignements personnels

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, toute personne peut demander l'accès aux renseignements personnels que le cabinet détient à son sujet.

Une demande d'accès doit être adressée au responsable de la protection des renseignements personnels.

Afin de protéger la confidentialité des dossiers, une vérification de l'identité du demandeur peut être effectuée.

Le cabinet traite les demandes conformément aux délais prévus par la loi, généralement dans les 30 jours suivant leur réception.

17. Droit de rectification

Toute personne peut demander la correction de renseignements personnels inexacts, incomplets ou équivoques, conformément aux dispositions légales applicables.

La demande doit être transmise au responsable de la protection des renseignements personnels.

Les corrections sont effectuées lorsque les conditions légales sont réunies.

18. Autres droits des personnes concernées

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, une personne peut notamment :

Retirer un consentement lorsque ce droit s'applique;
Demander des renseignements sur l'utilisation ou la communication de ses données;
Demander la communication de certains renseignements personnels informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
Formuler une plainte concernant le traitement de ses renseignements personnels.

Les demandes sont évaluées conformément aux exigences légales applicables.

19. Plaintes relatives à la protection des renseignements personnels

Toute personne ayant une question ou une préoccupation concernant la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation ou la protection de ses renseignements personnels peut communiquer avec le responsable désigné.

Les plaintes sont examinées conformément aux obligations applicables.

Une personne peut également s'adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec lorsqu'elle estime que ses droits n'ont pas été respectés.

20. Communications commerciales et désabonnement

Services Financiers Wesley inc. respecte les exigences applicables aux communications électroniques commerciales, notamment celles de la Loi canadienne anti-pourriel.

Lorsqu'un consentement est requis pour transmettre des communications promotionnelles, celui-ci doit être obtenu conformément à la loi.

Lorsque la loi l'exige, les destinataires disposent d'un mécanisme permettant de retirer leur consentement ou de se désabonner.

Une demande de renseignements transmise par le formulaire de contact ne constitue pas automatiquement une autorisation à recevoir des communications promotionnelles.

21. Modifications de la politique

Services Financiers Wesley inc. peut modifier la présente politique afin de tenir compte de l'évolution de ses activités, de ses pratiques technologiques ou des exigences légales et réglementaires.

Les modifications sont publiées ou communiquées conformément aux exigences applicables.

Nous invitons les visiteurs à consulter périodiquement cette politique.

22. Responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toute question concernant la confidentialité, la protection des renseignements personnels ou l'exercice des droits prévus par la loi, veuillez communiquer avec :

Cabinet : Services Financiers Wesley inc.

Responsable de la protection des renseignements personnels : Wesley Alexandre

Adresse :
2540, boulevard Daniel-Johnson, bureau 710
Laval (Québec) H7T 2S3

Téléphone : 450 686-8880, poste 5320

Courriel : infos@servfinancierswesley.com